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Cas d'usage

Organiser un pot de départ en entreprise — modèle d'invitation

Un collègue change de poste, prend sa retraite, ou quitte l'entreprise ? Voici comment publier l'invitation, suivre les RSVP par équipe et fluidifier la logistique sans noyer une boîte mail.

Le cas type

Marc, RH dans une PME de 80 personnes, organise les pots de départ depuis 5 ans. Avant : un email à toute la boîte, des « +1 ? » à compter à la main, et toujours quelqu'un oublié sur la liste. Avec JustOneEvent, il publie une page interne (URL non listée), partage le lien sur l'intranet, et exporte le CSV des inscrits la veille pour transmettre au traiteur. Le compteur d'inscriptions est mis à jour en temps réel — plus besoin de recompter les « +1 ? » à la main.

3 conseils pour réussir un pot de départ professionnel

  • 1
    URL non listée pour les communications internes — Activez l'option « événement non listé » pour que la page n'apparaisse pas dans les moteurs de recherche ni dans la liste publique. Seuls les employés ayant le lien y accèdent.
  • 2
    Indiquez les contraintes alimentaires dans la description — Créez un champ personnalisé « Régime / Allergie » (texte libre) sur votre formulaire d'inscription. Les réponses arrivent directement dans votre tableau participants et l'export CSV — vous transmettez la liste consolidée au traiteur en une seule passe, sans course aux emails de retour.
  • 3
    Rappel J-1 automatique — La plateforme envoie un rappel email la veille à tous les inscrits. Cela divise par deux les no-show et donne au traiteur un compte à jour pour finaliser les commandes.

Modèle d'invitation interne (à copier-coller)

Adaptez ce modèle à votre culture d'entreprise. La sobriété fonctionne mieux qu'une invitation surchargée.

🥂 Pot de départ — [Prénom Nom]

Après [X] années chez nous, [Prénom] s'envole vers de nouveaux horizons. Venez lever votre verre avant son départ.

📅 [Jour, Date]
🕐 [Heure] (45 minutes — fin avant la pause déj suivante)
📍 [Salle / espace café — étage]

Au programme :
— Quelques mots de l'équipe
— Cadeau collectif (cagnotte fermée le [Date])
— Boissons + sandwichs + gâteaux

Merci de confirmer votre présence avant le [Date butoir] pour anticiper la commande.
Indiquez vos contraintes alimentaires dans le formulaire.

Lancez votre pot de départ

Page interne, RSVP suivis, rappels automatiques — 5 minutes pour configurer.

Créer mon invitation