Gérer une liste d'attente d'événement — guide pratique

La liste d'attente n'a de sens que si votre jauge est plafonnée à votre vraie capacité (salle, matériel, sécurité). Si vous avez physiquement de la place, c'est une fausse bonne idée — les gens préfèrent s'inscrire directement. Activez-la dès que : — Votre événement affiche complet > 5 jours avant la date — Le ratio « inscrits / désistements » est connu et > 5 % — Vous voulez éviter de gérer les inscriptions « par MP » au cas par cas

Sur JustOneEvent, dès que la jauge est atteinte, le bouton d'inscription accepte la demande mais l'enregistre comme « waitlisted ». L'inscrit reçoit un email distinct intitulé « Liste d'attente — [Nom de l'événement] » qui lui confirme que sa demande est enregistrée et qu'il sera prévenu par email si une place se libère (sans QR à ce stade). Quand un inscrit annule (ou est annulé par l'organisateur), la première personne en attente est automatiquement promue en « Confirmée », et reçoit un email distinct (« Une place s'est libérée ») avec son QR code et son fichier .ics. La place suivante remonte. Aucune intervention manuelle de votre part.

Sur JustOneEvent, la promotion est **toujours immédiate** : libération de place = email envoyé à la personne en tête de file dans la minute. Pas de délai de validation, pas de promotion en lot — la place revient instantanément au premier en attente. Ce choix maximise les chances que la personne confirme rapidement. L'inverse — un délai de 24 h pour valider — gérerait certaines mauvaises surprises (place laissée vacante par un inscrit absent), mais ajouterait de la complexité côté UX. La règle simple « premier arrivé, premier servi » est plus prévisible pour vos visiteurs. Si vous voulez gérer manuellement les promotions (ex : grand événement avec validation par lots), désactivez la liste d'attente et gérez les inscriptions par mail — vous gardez la main mais perdez l'automatisme.

Les inscrits en attente sont vos meilleurs prospects pour la prochaine édition — ne les laissez pas dans le flou. 3 messages à prévoir : — Confirmation « vous êtes en liste d'attente » (envoyée automatiquement par la plateforme à l'inscription) — « Une place s'est libérée, vous êtes promu » (envoyée automatiquement quand le système promeut un inscrit) — « L'événement est passé, on vous tient au courant de la prochaine session » — à envoyer manuellement après l'événement. JustOneEvent ne propose pas d'outil de broadcast intégré : exportez le CSV des inscrits restés en liste d'attente et envoyez via votre outil mail (Mailchimp, Brevo, ou simple BCC dans Gmail).