Checklist J-7 avant un événement — jour par jour

☐ Vérifier le compteur d'inscriptions (vérifier qu'il colle à l'objectif jauge) ☐ Lister les profils manquants : vous attendez des VIPs ? Des co-organisateurs ? Relancer en MP ☐ Si l'événement est en sous-effectif : prévoir un push social + mail aux contacts directs ☐ Si l'événement est en sur-effectif : activer la liste d'attente, fixer la date de coupure ☐ Vérifier les paiements (pour événements payants — tout encaissé / engagé ?) Sur JustOneEvent, le tableau de bord vous donne ces 4 chiffres en 1 coup d'oeil. Sinon, exportez le CSV et faites un point écrit.

☐ Confirmer le traiteur (nb final estimé, allergies remontées, heure de livraison) ☐ Confirmer la salle / le lieu (accès, ouverture, code WiFi, contact sur place) ☐ Confirmer les fournisseurs (sono, fleurs, animations, photographe) ☐ Vérifier l'assurance événement (RC organisateur, en règle ?) ☐ Imprimer les badges si vous distribuez des badges nominatifs (export CSV de la veille) ☐ Préparer la signalétique d'accueil (panneau d'accueil, fléchage, plan) C'est le bon moment pour appeler 3 fournisseurs sur des sujets qui vous angoissent — pas le matin J.

☐ Envoyer le rappel email aux inscrits (date, heure, lieu, plan d'accès) ☐ Inclure les infos pratiques de dernière minute (parking, tenue conseillée, pluie ?) ☐ Repasser sur la liste d'attente : promotions à la main si certains désistements ne sont pas remontés ☐ Briefer l'équipe (rôle de chacun, planning, scénario en cas d'imprévu) ☐ Préparer le matériel d'accueil : badges, plan, scanner QR, plaquettes JustOneEvent envoie un rappel J-1 automatique. Le rappel J-3 reste à votre charge — utile pour tout événement long ou avec déplacement.

☐ Le rappel automatique T-24h part dans la journée — pas d'action de votre part nécessaire (envoyé par la plateforme à tous les inscrits confirmés) ☐ Lister les présents confirmés (compte) vs jauge (alerte si écart > 10 %) ☐ Tester le scanner QR sur 2-3 inscriptions test (vous, votre équipe) ☐ Charger tous les téléphones / tablettes utilisés pour le scan ☐ Préparer le sac « jour J » : badges, scotch, plan, talkies, charger externe, eau ☐ Vérifier la météo : prévoir un plan B intérieur si événement extérieur ☐ Dormir tôt (vraiment) Le matin J commence J-1 au soir.

☐ Arriver 1 h avant l'ouverture officielle (toujours) ☐ Mise en place : tables d'accueil, signalétique, parcours visiteurs ☐ Briefer l'équipe d'accueil sur la procédure scan QR (10 min) ☐ Tester un dernier scan QR de bout en bout ☐ Vérifier l'éclairage, la sono, la température ☐ Disposer le café d'accueil 30 min avant À T-30 min, ouvrez la porte. Les premiers arrivants pardonnent un retard de 5 min mais pas un retard de 30 min. Le respect du timing d'ouverture est votre première promesse tenue.