Modèle d'email de confirmation d'événement gratuit

Un bon email de confirmation suit toujours la même architecture : 1. Sujet clair : « ✅ Inscription confirmée — [Nom de l'événement] » 2. Récap visuel : date, heure, lieu (en haut, en gras) 3. QR code ou lien d'accès : visible immédiatement, pas en pièce jointe 4. À retenir : 2-3 puces (matériel, accès, code vestimentaire) 5. Pied de page : contact organisateur + lien de désinscription Aucun bloc « publicité » ou « voir nos autres événements ». La conversion est faite ; l'inscrit veut juste sa place.

Si vous collectez des données personnelles (nom, email, téléphone), vous DEVEZ informer l'inscrit de : — L'identité du responsable de traitement (organisateur) — La finalité (« inscription à l'événement X ») — La durée de conservation (sur JustOneEvent : anonymisation automatique 36 mois après l'inscription) — Comment exercer ses droits (accès, rectification, effacement) Formulation type pour la description de l'événement (visible depuis la page de confirmation reçue par email) : « Vos données sont traitées par [organisateur] uniquement pour cet événement. Anonymisation automatique après 36 mois. Droits CNIL : [email contact]. » Note importante : JustOneEvent anonymise automatiquement les inscriptions après 36 mois et fournit l'export RGPD (CSV) côté plateforme, mais l'email de confirmation transactionnel lui-même ne reprend pas ces mentions — c'est à l'organisateur de les inclure dans la description de son événement, qui sert de référence aux inscrits.

Évitez les pièges classiques : ❌ « 🎉 Bienvenue ! C'est parti pour [Événement] !! » → trop d'emojis et points d'exclamation ❌ « URGENT : Votre place pour samedi » → faux signal d'urgence ❌ « Commande #4587 » → pas un email transactionnel pour un inscrit ✅ « Votre place pour [Nom événement] le [Date] » ✅ « ✅ Inscription confirmée — [Nom événement] » ✅ « Voici votre QR code pour [Nom événement] » Les mots qui plombent : « gratuit », « offre », « gagner », « cliquez ». Évitez-les dans le sujet, gardez-les pour le corps si nécessaire.

À envoyer manuellement après inscription depuis votre outil mail (Mailchimp, Gmail BCC ou autre), à la liste exportée en CSV. Sujet : ✅ Bienvenue — Atelier poterie samedi 7 juin --- Bonjour [Prénom], Merci de votre inscription. Voici les détails pratiques en complément de l'email de confirmation automatique : 📅 Samedi 7 juin 2026, 10 h 00 — 12 h 30 📍 Atelier rue des Arts, 35000 Rennes À savoir le jour J : — Tablier fourni — venez en tenue confortable — Atelier accessible PMR (rampe à droite de l'entrée) — Parking payant rue voisine, ou métro Sainte-Anne (5 min à pied) N'oubliez pas votre QR code reçu dans l'email de confirmation automatique. Une question ? Répondez à cet email — nous lisons toutes les réponses. À très vite, [Prénom de l'organisateur] --- [Mentions RGPD à reprendre depuis la description de votre événement — voir section 2]

Pour la majorité des événements, vous n'avez pas besoin d'envoyer un email manuel : la plateforme inclut un champ « Note dans l'email de confirmation » qui s'insère directement dans l'email automatique, entre le QR code et le lien d'annulation. 📍 Où ? Page d'édition de l'événement → bloc « Email de confirmation » (situé après « Capacité et visuel »). 📝 Comment ? Saisissez une note libre de 500 caractères max. Elle s'insère automatiquement dans toutes les confirmations envoyées à partir de ce moment-là. Exemple : « Tablier fourni — venez en tenue confortable. Atelier accessible PMR (rampe à droite). Parking payant rue voisine, métro Sainte-Anne 5 min à pied. » ⚠️ Sécurité anti-phishing Aucun lien n'est autorisé dans cette note (URLs, adresses email, noms de domaine sont rejetés au moment de l'enregistrement). Placez vos liens utiles (carte, programme, paiement) dans la description publique de l'événement, où les inscrits peuvent les vérifier AVANT de s'inscrire — ce qui leur donne un point de référence indépendant pour reconnaître un email légitime. 🔁 Modifiable à tout moment La note est rattachée à l'événement : modifiée n'importe quand, elle s'applique aux nouvelles confirmations. Les emails déjà envoyés ne sont pas mis à jour rétroactivement. Quand utiliser un email manuel à la place ? Quand vous avez besoin de plus de 500 caractères, d'une mise en forme riche, d'images, ou de personnaliser par segment d'inscrits. Dans ce cas, le modèle de la section 4 reste la référence.