Gestionar una lista de espera de un evento — guía práctica

Una lista de espera solo tiene sentido si tu aforo está limitado a tu límite real (sala, material, seguridad). En JustOneEvent se activa automáticamente en cuanto el evento está completo: si tienes más espacio físico, aumenta mejor el aforo; la gente prefiere una plaza confirmada a una espera. Da lo mejor de sí cuando: — Tu evento llega a completo > 5 días antes de la fecha — Se conoce la proporción «inscritos / cancelaciones» y es > 5 % — Quieres dejar de gestionar caso por caso las «inscripciones por mensaje privado»

En JustOneEvent, en cuanto se alcanza el aforo, el formulario de inscripción sigue aceptando solicitudes pero las marca como «en lista de espera». El inscrito recibe un correo distinto titulado «Lista de espera — [Nombre del evento]» que confirma que su solicitud está en la lista y que se le avisará por correo si se libera una plaza (sin QR en esta fase). Cuando un inscrito cancela (o lo cancela el organizador), la primera persona en lista de espera asciende automáticamente a «Confirmada» y recibe un correo distinto («Se ha liberado una plaza») con su código QR y su archivo .ics. La siguiente plaza sube. Sin intervención manual por tu parte.

En JustOneEvent, el ascenso es **siempre inmediato**: en cuanto se libera una plaza, la primera persona en espera queda confirmada y recibe su correo. Sin plazo de validación, sin ascenso por lotes: la plaza vuelve al instante a la primera persona en cola. Esta opción maximiza la probabilidad de que esa persona siga disponible. La alternativa —un plazo de validación de 24 horas— atraparía algunas malas sorpresas (plaza dejada vacante por un inscrito ausente) pero añade complejidad a la experiencia. La sencilla regla de «orden de llegada» es más predecible para tus asistentes. La lista de espera no se puede desactivar y no existe el ascenso manual: forma parte del funcionamiento del aforo. Para liberar una plaza que alguien canceló por mensaje, anula esa inscripción desde la lista de inscritos; el ascenso se produce automáticamente.

Los asistentes en lista de espera son tus mejores candidatos para la próxima edición: no los dejes a oscuras. 3 mensajes que planificar: — Confirmación «estás en la lista de espera» (enviado automáticamente por la plataforma al inscribirse) — «Se ha liberado una plaza, has ascendido» (enviado automáticamente cuando el sistema asciende a un inscrito) — «El evento ha pasado, te avisaremos de la próxima sesión»: para enviar manualmente tras el evento. JustOneEvent no tiene una herramienta de difusión integrada: exporta el CSV de los inscritos en lista de espera y envíalo por tu correo habitual (Mailchimp, Brevo o un simple CCO en Gmail).