Inscripción de grupo para tus eventos

En el formulario de inscripción público: 1. El visitante rellena sus propios datos (nombre, correo, opcionalmente teléfono, género, ciudad). 2. Debajo de la sección de participantes, un botón «+ Añadir a otra persona» le permite añadir hasta 9 acompañantes adicionales (10 personas en total = 1 responsable + 9 adicionales). 3. Para cada persona añadida, rellena como mínimo el nombre. El correo es opcional (si falta, se usa la dirección del responsable para la confirmación). 4. Para los campos personalizados con alcance «por persona», cada participante tiene su propia ficha con respuestas individuales. 5. Al enviar, JustOneEvent crea hasta 10 inscripciones distintas vinculadas por un identificador de grupo, con un código QR y un código de inscripción únicos para cada una.

Según si los participantes adicionales facilitaron su propio correo: — Participante adicional CON su propio correo: recibe un correo de confirmación individual con su código QR y su código de inscripción, idéntico a una inscripción individual. — Participante adicional SIN correo (campo vacío): se usa la dirección del responsable. El responsable recibe entonces dos correos complementarios: (1) su propia confirmación con su QR personal; (2) un correo recapitulativo de grupo que contiene tanto los códigos QR COMO los códigos de inscripción en texto de cada participante adicional sin correo propio. Esta división evita saturar al responsable con 5 confirmaciones casi idénticas, dándole a la vez los códigos que necesita para reenviar a los participantes adicionales. A la llegada al evento, cada participante adicional presenta su QR o su código, sin importar quién lo inscribió.

Aquí es donde el alcance del campo personalizado demuestra realmente su valor (consulta también nuestra guía «Campos personalizados en el formulario de inscripción»). — Campo «para el grupo»: se muestra una vez, en la sección principal del formulario (es decir, lo rellena el responsable). Se guarda solo en la inscripción del responsable. Ejemplos: código promocional, cómo nos conociste, nombre de la empresa para la facturación. — Campo «para cada persona»: se duplica dentro de la ficha individual de cada participante (responsable + cada participante añadido). Cada respuesta se guarda en su inscripción correspondiente. Ejemplos: preferencias alimentarias, nivel, talla de camiseta, alergias, año de nacimiento. En tu panel, la lista de inscripciones muestra cada fila con sus propias respuestas (por campo, o como columnas en la exportación CSV): fácil de usar para planificar el bufé, repartir dorsales o agrupar por nivel.

Cada participante adicional produce una inscripción RGPD distinta en la base de datos: sus datos identificativos (nombre, correo si se facilita, teléfono, género, ciudad si se introduce) se guardan en su propia fila. Esto significa: — Sigues siendo el responsable del tratamiento de TODOS los inscritos del grupo, no solo del responsable. Las obligaciones RGPD (información, derechos) se aplican a cada uno. — ¿El responsable inscribe a participantes adicionales en su nombre? Debes asegurarte de que cuenta con su consentimiento. Mención de ejemplo para añadir a la descripción de tu evento: «Si inscribes a otras personas, declaras que cuentas con su consentimiento y que les comunicarás las condiciones del evento». — Anonimización: cada inscripción del grupo se anonimiza por separado 36 meses después del evento (campos de texto libre borrados, estadísticas anónimas conservadas), incluidas las respuestas a los campos personalizados «por persona». — Cancelación individual: un participante adicional puede cancelar su propia inscripción (enlace en su correo, si lo hay, o mediante el código de inscripción reenviado por el responsable). Cancelar a un participante adicional no afecta a los demás.

Ideal para: 🏃 Eventos deportivos amateurs (carrera en familia, torneo, ruta): un responsable inscribe a todo el equipo, cada uno obtiene su dorsal mediante su QR. 🍽️ Eventos gastronómicos (taller de cocina, cata): un responsable inscribe a un grupo de amigos, cada uno indica individualmente sus restricciones alimentarias. 👨‍👩‍👧 Eventos familiares (excursión escolar, jornada de puertas abiertas): un padre inscribe a sus hijos, el QR es válido para cada uno en la entrada. 👨‍💼 Eventos profesionales (formación interna, jornada externa): un responsable inscribe a su equipo con una sola factura (campo «nombre de la empresa» con alcance de grupo), cada uno gestiona su preferencia de comida (campo «dieta» por persona). Menos adecuado: — Más allá de 10 personas por grupo: el límite es intencionado, para preservar la calidad de los datos y evitar inscripciones «accidentales». Para eventos donde cada entidad inscribe a más de 50 personas (jornada externa de empresa, clase entera), prefiere un evento no listado compartido mediante enlace directo, y deja que cada persona se inscriba individualmente. — Si necesitas validación manual por participante (autorización médica, pago individual): la inscripción de grupo no gestiona la subida de archivos adjuntos; usa un correo de seguimiento tras la inscripción para recoger los documentos.