Inscription de groupe pour vos événements

Sur le formulaire public d'inscription : 1. Le visiteur saisit ses propres coordonnées (nom, email, optionnellement téléphone, sexe, ville). 2. Sous la section participants, un bouton « + Ajouter une autre personne » lui permet d'ajouter jusqu'à 9 accompagnants supplémentaires (10 personnes au total = 1 leader + 9 additionnels). 3. Pour chaque personne ajoutée, il saisit a minima son nom. L'email est facultatif (s'il n'est pas fourni, c'est celui du leader qui sera utilisé pour la confirmation). 4. Pour les champs personnalisés en portée « par personne », chaque participant a sa propre carte de réponses individuelles. 5. Au submit, JustOneEvent crée jusqu'à 10 inscriptions distinctes liées par un identifiant de groupe, avec un QR code et un code d'inscription unique pour chacun.

Selon que les accompagnants ont fourni leur propre email ou pas : — Accompagnant AVEC son email : il reçoit un email de confirmation individuel avec son QR code et son code d'inscription, identique à une inscription solo. — Accompagnant SANS email (champ vide) : c'est l'adresse du leader qui est utilisée. Le leader reçoit alors deux emails complémentaires : (1) son propre email de confirmation avec son QR personnel ; (2) un email récapitulatif du groupe qui contient les QR codes ET les codes d'inscription textuels de chaque accompagnant sans email propre. Ce découpage évite de spammer le leader avec 5 confirmations quasi-identiques tout en lui donnant les codes nécessaires pour les transmettre à ses accompagnants. À l'arrivée à l'événement, chaque accompagnant présente son QR ou son code, indépendamment de qui l'a inscrit.

C'est ici que la portée du champ personnalisé prend tout son sens (voir aussi notre guide « Champs personnalisés sur le formulaire d'inscription »). — Champ « pour le groupe » : une seule fois, dans la section principale du formulaire (donc rempli par le leader). Stocké uniquement sur l'inscription du leader. Exemples : code promo, comment nous as-tu connus, nom de l'entreprise pour la facture. — Champ « pour chaque personne » : dupliqué dans la carte individuelle de chaque participant (leader + chaque accompagnant ajouté). Chaque réponse est stockée sur l'inscription correspondante. Exemples : régime alimentaire, niveau, taille de t-shirt, allergies, année de naissance. Dans votre tableau de bord, la liste des participants affiche pour chaque ligne ses propres réponses (champ par champ ou en colonnes dans l'export CSV) — facile à utiliser pour préparer le buffet, distribuer les dossards, ou répartir par niveau.

Chaque accompagnant donne lieu à une inscription RGPD distincte dans la base de données : ses données identifiantes (nom, email si fourni, téléphone, sexe, ville si saisis) sont stockées sur sa propre ligne. Cela signifie : — Vous restez responsable de traitement pour TOUS les inscrits du groupe, pas seulement le leader. Les obligations RGPD (information, droits) s'appliquent à chacun. — Le leader inscrit-il ses accompagnants en leur nom ? Vous devez vous assurer qu'il a leur accord. Mention type à ajouter dans la description de votre événement : « Si vous inscrivez d'autres personnes, vous attestez avoir leur accord et leur communiquerez les conditions de l'événement. » — Anonymisation : chaque inscription du groupe est anonymisée séparément 36 mois après l'événement (champs textes effacés, statistiques anonymes conservées) — y compris les réponses aux champs personnalisés en portée « par personne ». — Annulation individuelle : un accompagnant peut annuler sa propre inscription (lien dans son email s'il en a un, ou via le code d'inscription transmis par le leader). L'annulation d'un accompagnant ne touche pas les autres inscrits du groupe.

Idéal pour : 🏃 Événements sportifs amateurs (course famille, tournoi, randonnée) — un leader inscrit toute l'équipe, chacun a son dossard via son QR. 🍽️ Événements gastronomiques (atelier cuisine, dégustation) — un leader inscrit son groupe d'amis, chacun précise ses contraintes alimentaires individuellement. 👨‍👩‍👧 Événements famille (sortie scolaire, journée portes-ouvertes) — un parent inscrit ses enfants, le QR est valable pour chacun à l'entrée. 👨‍💼 Événements pro (formation interne, séminaire) — un manager inscrit son équipe avec une seule facture (champ « nom entreprise » en portée groupe), chacun gère son repas individuellement (champ « régime » par personne). Moins adapté : — Au-delà de 10 personnes par groupe : la limite est volontaire pour préserver la qualité des données et éviter les inscriptions « par mégarde ». Pour un événement où chaque entité inscrit 50+ personnes (séminaire d'entreprise, classe entière), créez plutôt un événement non listé partagé par lien direct, et chaque personne s'inscrit individuellement. — Si vous avez besoin d'une validation manuelle par participant (dossier médical, paiement individuel) : l'inscription de groupe ne gère pas la collecte de pièces jointes — utilisez un email de relance après inscription pour collecter les documents.