Checklist D-7 antes de un evento — día a día

☐ Comprueba el contador de inscripciones (¿coincide con el objetivo de aforo?) ☐ Lista los perfiles que faltan: ¿esperas a VIP? ¿Co-organizadores? Persíguelos por mensaje privado ☐ Si hay poca asistencia: planifica un empujón en redes + correo a contactos directos ☐ Si hay sobreinscripción: activa la lista de espera, fija la fecha límite ☐ Comprueba los pagos (para eventos de pago — ¿todo cobrado / comprometido?) En JustOneEvent, el panel te da estos 4 números de un vistazo. Si no, exporta el CSV y haz un control breve.

☐ Confirma el cáterin (recuento final estimado, necesidades alimentarias, hora de entrega) ☐ Confirma el lugar (accesos, apertura, contraseña wifi, contacto in situ) ☐ Confirma los proveedores (sonido, flores, animación, fotógrafo) ☐ Comprueba el seguro del evento (responsabilidad del organizador, ¿en regla?) ☐ Imprime las acreditaciones si entregas acreditaciones personales (exportación CSV de la víspera) ☐ Prepara la señalización de recepción (panel de bienvenida, flechas, plano) Es el momento de llamar a 3 proveedores sobre temas que te preocupen, no la mañana del evento.

☐ Envía el correo de recordatorio a los inscritos (fecha, hora, lugar, cómo llegar) ☐ Incluye información práctica de última hora (aparcamiento, vestimenta, ¿lluvia?) ☐ Vuelve a revisar la lista de espera: ascensos manuales si algunas cancelaciones no subieron ☐ Informa al equipo (el papel de cada uno, el horario, el escenario alternativo) ☐ Prepara el material de bienvenida: acreditaciones, plano, escáner QR, folletos JustOneEvent envía un recordatorio automático D-1. El recordatorio D-3 depende de ti, útil para cualquier evento largo o que requiera desplazamiento.

☐ El recordatorio automático T-24h sale durante el día — no hay que hacer nada (lo envía la plataforma a todos los inscritos confirmados) ☐ Lista los asistentes confirmados (recuento) frente al aforo (alerta si la diferencia es > 10 %) ☐ Prueba el escáner QR con 2-3 inscripciones de prueba (tú, tu equipo) ☐ Carga todos los teléfonos / tabletas que se usen para escanear ☐ Prepara la bolsa del «día del evento»: acreditaciones, cinta, plano, walkie-talkies, batería externa, agua ☐ Mira el tiempo: prevé un plan B cubierto para un evento al aire libre ☐ Acuéstate pronto (de verdad) El día del evento empieza la víspera.

☐ Llega 1 hora antes de la apertura oficial (siempre) ☐ Montaje: mesas de recepción, señalización, circulación de visitantes ☐ Informa al equipo de bienvenida sobre el procedimiento de escaneo QR (10 min) ☐ Haz una última prueba de escaneo QR de principio a fin ☐ Comprueba la iluminación, el sonido, la temperatura ☐ Prepara el café de bienvenida 30 minutos antes A T-30 min, abre la puerta. Los que llegan pronto perdonan un retraso de 5 min, pero no de 30. Respetar la hora de apertura es tu primera promesa cumplida.