# Checklist J-7 avant un événement — jour par jour > Une semaine avant le jour J, beaucoup de choses se jouent en parallèle : finaliser le traiteur, relancer les inscrits flous, imprimer les badges, briefer l'équipe. Voici la checklist par jour. La règle empirique sur 1 événement de 100 personnes : 80 % du stress vient des choses qu'on aurait pu faire 4 jours avant et qu'on bricole le matin J. La checklist suivante n'a rien de magique — elle redistribue juste les tâches sur 7 jours pour que rien ne tombe au dernier moment. ## J-7 : Vérifier les inscriptions ☐ Vérifier le compteur d'inscriptions (vérifier qu'il colle à l'objectif jauge) ☐ Lister les profils manquants : vous attendez des VIPs ? Des co-organisateurs ? Relancer en MP ☐ Si l'événement est en sous-effectif : prévoir un push social + mail aux contacts directs ☐ Si l'événement est complet : surveiller la liste d'attente (elle se remplit automatiquement) ☐ Vérifier les paiements (pour événements payants — tout encaissé / engagé ?) Sur JustOneEvent, le tableau de bord vous donne ces 4 chiffres en 1 coup d'oeil. Sinon, exportez le CSV et faites un point écrit. ## J-5 : Logistique externe ☐ Confirmer le traiteur (nb final estimé, allergies remontées, heure de livraison) ☐ Confirmer la salle / le lieu (accès, ouverture, code WiFi, contact sur place) ☐ Confirmer les fournisseurs (sono, fleurs, animations, photographe) ☐ Vérifier l'assurance événement (RC organisateur, en règle ?) ☐ Imprimer les badges si vous distribuez des badges nominatifs (export CSV de la veille) ☐ Préparer la signalétique d'accueil (panneau d'accueil, fléchage, plan) C'est le bon moment pour appeler 3 fournisseurs sur des sujets qui vous angoissent — pas le matin J. ## J-3 : Rappel inscrits ☐ Envoyer le rappel email aux inscrits (date, heure, lieu, plan d'accès) ☐ Inclure les infos pratiques de dernière minute (parking, tenue conseillée, pluie ?) ☐ Enregistrer les désistements reçus par message : annulez ces inscriptions depuis la liste des inscrits, la première personne en attente est alors promue automatiquement ☐ Briefer l'équipe (rôle de chacun, planning, scénario en cas d'imprévu) ☐ Préparer le matériel d'accueil : badges, plan, scanner QR, plaquettes JustOneEvent envoie un rappel J-1 automatique. Le rappel J-3 reste à votre charge — utile pour tout événement long ou avec déplacement. ## J-1 : Préparation finale ☐ Le rappel automatique T-24h part dans la journée — pas d'action de votre part nécessaire (envoyé par la plateforme à tous les inscrits confirmés) ☐ Lister les présents confirmés (compte) vs jauge (alerte si écart > 10 %) ☐ Tester le scanner QR sur 2-3 inscriptions test (vous, votre équipe) ☐ Charger tous les téléphones / tablettes utilisés pour le scan ☐ Préparer le sac « jour J » : badges, scotch, plan, talkies, charger externe, eau ☐ Vérifier la météo : prévoir un plan B intérieur si événement extérieur ☐ Dormir tôt (vraiment) Le matin J commence J-1 au soir. ## Jour J : 1 h avant l'ouverture ☐ Arriver 1 h avant l'ouverture officielle (toujours) ☐ Mise en place : tables d'accueil, signalétique, parcours visiteurs ☐ Briefer l'équipe d'accueil sur la procédure scan QR (10 min) ☐ Tester un dernier scan QR de bout en bout ☐ Vérifier l'éclairage, la sono, la température ☐ Disposer le café d'accueil 30 min avant À T-30 min, ouvrez la porte. Les premiers arrivants pardonnent un retard de 5 min mais pas un retard de 30 min. Le respect du timing d'ouverture est votre première promesse tenue. ## La règle d'or 7 jours, c'est juste assez pour anticiper tout ce qui peut mal tourner sans s'épuiser. La checklist ci-dessus est volontairement courte et délègue tout ce qu'on peut déléguer (rappels automatiques, listes d'attente, exports CSV). Ce qui reste à votre charge — la communication humaine et la logistique externe — est précisément ce qu'aucun outil ne fera à votre place. --- Canonical: Published: 2026-05-08 Updated: 2026-09-15